RISK MANAGEMENT (Manajemen Proyek)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Pendahuluan

1.1 .1 Presentasi tentang proyek

          Sebelum mengerjakan suatu proyek, kita juga harus melakukan yang namanya presentasi tentang proyek itu sendiri.Hal ini dilakukan supaya apabila nantinya ada sesuatu yang mungkin kurang tepat dalam penyampaiannya dapat dilakukan pembenahan kembali. Presentasi proyek yang akan dijalankan sebaiknya melibatkan banyak pihak karena melalui presentasi ini banyak pendapat-pendapat yang dapat membantu menyempurnakan proyek kita. Dalam presentasi ini juga kita dapat mempromsikan proyek kita sehingga pihak-pihak yang menjadi audiens merasa yakin dan dapat membantu mengerjakan proyek ini menjadi lebih baik.Dan pendapat-pendapat mereka inilah yang nantinya dapat menjadi tolak ukur keberhasilan dalam perencanaan proyek kita.

Dalam penyampaian presentasi harus diperhatikan etika penulisan yang benar karena untuk menyakinkan pihak-pihak yang ikut dalam presentasi ini.Apabila dalam penyampaiannya sudah tidak beretika atau kurang sopan maka yang menjadi audienpun menjadi tidak bersemangat.Yang menjadi moderatorpun juga demikian karenayang dilihat bukan hanya penyampaiannya tetapi juga etika dalam penyampaiannya.

1.1.2 Wawancara dengan pihak terkait

  Selain melalui presentasi, informasi juga dapat diperoleh lewat wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait. Dalam suatu wawancara harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

·         Tujuan wawancara harus jelas (Purposes);

·         Buat daftar hal-hal yang ingin ditanyakan dan berhubungan langsung dengan proyek (Enumerating activities);

·         Harapan dari pemakai akhir (Work methods and Interconnections among users);

·         Harapan dari pemberi order (Performance issues);

·         Punya pandangan yang lebih jauh melebihi yang diwawancara.

Sebuah wawancara harus memiliki tujuan.Apa yang hendak dicapai harus jelas. Setelah tahu apa yang hendak dicapai, pewawancara harus membuat daftar pertanyaan sebagai arahan pada saat mewawancarai. Tidak boleh dilupakan dalam wawancara, harus juga dilibatkan bagaimana sebenarnya produk dari proyek akan dihasilkan. Apa implikasinya terhadap pengguna dan perusahaan, dan bagaimana akan diperoleh hasil terbaik. Lebih jauh dari ini semua, seorang pewawancara harus memiliki pandangan yang jauh, sehingga tidak kehilangan arah pertanyaan dan didikte oleh lawan bicaranya pada saat wawancara.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1Manajer proyek yang efektif

Seorang manajer proyek, seperti telah disinggung dalam bab terdahulu, memiliki tugas untuk mencari keseimbangan antara teknologi, konsep, biaya, dan waktu dalam penyelesaian proyek. Peran ini dapat dipenuhi secara efektif apabila dia mampu untuk:

o   Berperan sebagai manajer yang berpengertian (ikuti langkah-langkah positif manajer sebelumnya);

o   Mendelegasikan tugas bila diperlukan;

o   Komunikasi antara atasan dan bawahan;

o   Mengingat peran serta client atau pemakai akhir;

o   Memfokuskan diri pada hasil akhir sesuai tujuan.

Apabila hal ini dapat dipenuhi maka proyek akan berjalan sesuai dengan rencana awal dan berhasil dengan baik.

2.2 Contingency Plan

Kadangkala dalam proses penyelesaian proyek dibutuhkan juga suatu backup-plan (contingency plan atau rencana darurat) apabila ternyata terjadi hal-hal di luar dugaan.

Dengan rencana darurat ini proyek tetap dapat diselesaikan pada waktunya dan dalam batasan biaya yang telah direncanakan.Rencana darurat ini dapat juga dikatakan sebagai alternatif pemecahan masalah dan juga harus mendapat persetujuan dari pihak pemberi order.Contingency plan dapat disusun bersamaan dengan riset yang dilakukan atau dapat dikatakan pula, contingency plan merupakan rencana alternatif yang diperoleh dari hasil riset.

Ada baiknya pula rencana darurat disusun sebelum bertemu dengan tim manajemen atau pemberi order. Hal ini dikarenakan, mereka sering bertanya hal-hal mendasar karena takut investasinya merugi.

2.2 Manajemen risiko

Menurut Djojosoerdarso (2005), manajemen risiko adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam penanggulangan risiko, terutama risiko yang dihadapi oleh organisasi/perusahaan, keluarga dan masyarakat. Jadi mencakup kegiatan merencanakan, mengorganisir, menyusun, dan memimpin, dan mengawasi (termasuk mengevaluasi) program penanggulangan risiko.

Jadi manajemen risiko adalah suatu proses identifikasi, mengatur risiko, serta membentuk strategi untuk mengelolanya melalui sumber daya yang tersedia. Strategi yang dapat digunakan antara lain mentransfer risiko pada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek buruk dari risiko, dan menerima sebagian maupun seluruh konsekuensi dari risiko tertentu.

Adapun dalam manajemen risiko tujuan yang hendak dicapai adalah:

·         Identifikasi terhadap risiko;

·         Evaluasi (analisa) risiko dan (estimasi) pengaruhnya terhadap proyek;

·         Mengembangkan responsi terhadap risiko;

·         Mengontrol responsi risiko

                                                              

2.2.1    Identifikasi risiko

Identifikasi risiko terdiri atas pengawasan dan penentuan risiko apa saja yang dapat mempengaruhi proyek serta mendokumentasikan setiap dari risiko tersebut. Identifikasi tidak hanya dilakukan sekali, namun harus dilakukan sepanjang perjalanan proyek dari awal sampai akhir.

Faktor internal di dalam serta eksternal di luar proyek harus diidentifikasi. Faktor internal antara lain penugasan anggota tim kerja, perhitungan biaya dan waktu, serta support dan pengaruh dari tim manajemen. Faktor eksternal antara lain melibatkan kebijaksanaan pemerintah, bencana alam, dan hal-hal lain di luar kontrol atau pengaruh tim proyek. Identifikasi terhadap risiko harus melibatkan pengaruh baik maupun pengaruh buruk dari pengaruh faktor-faktor penentu risiko.

Dari gambar di atas dapat dilihat input bagi identifikasi risiko adalah:

a.       Diskripsi produk

o   Produk yang berbasis pada teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan.

b.      Rencana proyek

o   Work breakdown structure: pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail;

o   Estimasi biaya dan waktu: estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek.

o   Penempatan SDM: setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir;

o   Perekrutan dan sub-kontraktor: pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek.

c.       Informasi historis. hal-hal yang pernah terjadi di masa lalu, dan berkaitan dengan proyek dapat dilihat dari:

o   File-file proyek sejenis dari perusahaan;

o   Database komersial, contohnya: Internet knowledge-bases;

o   Ilmu dan pengalaman dari tim kerja, dikenal juga dengan sebutan: tacit knowledge.

Untuk teknik yang digunakan dalam proses identifikasi risiko adalah:

·         Checklist: dari informasi (riset, dll) yang diperoleh dapat dibuat checklist yang mendata sumber-sumber risiko;

·         Flowcharting: dapat digunakan untuk menggambarkan penyebab dan efek dari risiko yang ada;

·         Wawancara: data-data yang tersimpan dari hasil wawancara proyek-proyek terdahulu dapat digunakan sebagai referensi, dan juga masukan dari stakeholders merupakan sumber informasi yang berpengaruh untuk mengidentifikasi risiko.

Adapun hasil output dari pengidentifikasian risiko adalah:

o   Daftar sumber-sumber risiko

o   Yang seringkali menjadi sumber risiko proyek antara lain: perubahan requirements, kesalahan design, pendefinisian peran kerja yang lemah, kesalahan estimasi, dan tim kerja yang kurang mapan.

o   Pada umumnya penjelasan mengenai sumber-sumber risiko ini disertai pula dengan: perhitungan kemungkinan terjadinya risiko tersebut, kemungkinan akibat dari risiko tersebut, kemungkinan kapan terjadinya, pengantisipasian tindakan terhadap risiko tersebut.

o   Kejadian yang berpotensi menjadi risiko: biasanya merupakan kejadian-kejadian luar biasa yang jarang terjadi. Contohnya bencana alam, perkembangan teknologi baru yang tiba-tiba.

o   Tanda-tanda datangnya risiko (risk symptoms), sering juga disebut triggers, sebab-sebab yang mengakibatkan munculnya bencana pada saat ini.Contohnya biaya yang mengembang pada awal proyek disebabkan oleh estimasi yang terburu-buru dan tidak akurat.

 o   Input pada proses-proses lainnya

        identifikasi risiko mungkin saja menyebabkan diperlukannya pelaksanaan suatu aktivitas di area lain. Contohnya: bila identifikasi risiko memperkirakan bahwa harga barang kebutuhan utama proyek akan naik, maka ada baiknya pada penjadwalan, pembelian barang utama tersebut dilakukan di awal proyek.

2.2.2    Kuantifikasi dan Evaluasi risiko

Kuantifikasi risiko meliputi pengevaluasian serta interaksi antara risiko dan akibatnya.

Input:

o   Toleransi dari stakeholders dan sponsor: setiap organisasi memiliki toleransi yang berbeda-beda terhadap risiko. Ada yang hanya 10% dari modal, tapi ada juga yang berani hingga 40% dari modal proyek, asalkan proyek selesai tepat waktu.

o   Sumber risiko (dibahas di atas);

o   Kejadian yang berpotensi menjadi risiko(dibahas di atas);

o   Estimasi waktu dan biaya (akan dibahas pada Manajemen waktu dan biaya);

Teknik:

o   Perkiraan nilai moneter: bagaimana efek sebuah risiko yang telah dievaluasi nilainya? Mungkin ada yang risiko yang kemungkinannya kecil, tapi nilai risikonya dapat membuat proyek berhenti. Ada pula risiko yang kemungkinannya besar, tetapi efeknya kecil terhadap jalannya proyek.

o   Perhitungan statistik: menghitung jangkauan (range) perhitungan minimum dan maksimum untuk biaya dan penjadwalan kerja proyek.

o   Simulasi model: dengan bantuan model yang disimulasikan dapat diketahui estimasi yang lebih tepat, contoh: penggunaan model statistik Monte Carlo untuk menghitung estimasi durasi proyek

o   Decision trees: diagram yang memberikan alur kemungkinan dan interaksi antara keputusan serta akibatnya.

o   Penilaian ahli: penilaian ahli dapat digunakan sebagai masukan tambahan setelah penggunaan teknik-teknik di atas.

Output:

Setelah dianalisis, manajer proyek harus mampu memutuskan berbuat apa terhadap risiko yang mungkin ada. Menerimanya, membuat rencana lanjutan atau mencari alternatif lain yang tidak terpengaruh risiko.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Dari paparan di atas kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen risiko merupakan kegiatan yang memang harus dilakukan karena dengan adanya manajemen risiko kita dapat menganalisa hal-hal yang mungkin terjadi nanti dalam proyek kita. Dengan menganalisa risiko yang mungkin terjadi dapat mengurangi kemungkinan gagal dalam proses pengerjaan proyek tersebut sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sebelumnya.